Hi,
ich würde sagen am sichersten ist es, die Zugangsdaten abzufragen wenn sie gebraucht werden.
Für alles andere brauchst ja auch irgendein Kennwort zur verschlüsselung wenn du die Zugangsdaten speichern willst.

Puh, das ist schwierig.
denn wo immer du auch die Zugangsdaten speicherst sollten sie unkenntlich sein (verschlüsselt) und zum entschlüsseln müsste ja auch wieder ein Passwort her.
Lässt sich eventuell über einen webservice lösen?

Mach nen Webservice...
Der den Text der Mail + einen Token empfängt und dann versendet der Webserver die Mail.
Dann brauch der Kunde nur einen Token im Programm den du jederzeit am Webservice auch sperren / entfernen kannst.

Warum soll überhaupt der Mailaccount der Firma verwendet werden, die die Anwendung entwickelt hat, und nicht einer bei der Firma, die das Programm benutzt?

Ich meine, ich trage ja hier in der Woltlab-Software auch nicht den Mailaccount von Woltlab, sondern meinen eigenen ein, damit das Forum Mails senden kann.

Zur Not kann man Mails aber auch ohne Account versenden! Wird nur öfters als Spam erkannt, weil der absendende Mailserver dann eine dynamische IP oder zumindest keinen vernünftigen Hostnamen hat.